|
1. PEROLEHAN BAGI PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN
1.1 Urusan perolehan dilakukan oleh Pegawai Eksekutif Kanan (PEK) dan dibantu oleh unit perolehan / Jawatankuasa Perolehan Kolej Matrikulasi Pahang.
1.2 Kolej Matrikulasi Pahang menyediakan spesifikasi tugas dan kontrak bagi perkhidmatan kawalan keselamatan berdasarkan garis panduan daripada Bahagian Matrikulasi KPM dan kemudian menghantarkannya kembali ke Bahagian Matrikulasi, KPM.
1.3 Bahagian Matrikulasi KPM menguruskan tender bagi perolehan perkhidmatan kawalan keselamatan (berserta dengan kolej-kolej matrikulasi yang lain) bagi sesuatu tempoh kontrak yang ditetapkan, contohnya tiga tahun dan menguruskan tawaran kontrak bagi syarikat yang berjaya.
1.4 Dalam menguruskan tender dan sebut harga bagi perolehan perkhidmatan, bekalan dan kerja, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 1999, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2001 dan Arahan Perbendaharaan 170.3 hendaklah dipatuhi.
1.5 Syarikat yang layak menyertai tender perkhidmatan kawalan keselamatan di Kolej Matrikulasi Pahang hendaklah bertaraf bumiputera, berdaftar dengan Kementerian Keselamatan Dalam Negeri, berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dan sijil pendaftaran berkenaan masih sah laku sehingga tarikh atau selepas tarikh tempoh kontrak.
1.6 Surat perjanjian yang disebut sebgai kontrak kerajaan disediakan oleh Bahagian Matrikulasi KPM dan ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Matrikulasi, KPM sebagai mewakili kerajaan dan oleh pihak syarikat bagi setiap perkhidmatan.
1.7 Pemberian kuasa menandatangani kontrak kerajaan kepada ketua jabatan dan ketua pejabat oleh Menteri Pelajaran adalah sejajar dengan Jadual (Seksyen 9) Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2).
1.8 Had nilai kontrak kerajaan yang boleh ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Matrikulasi, KPM mengikut pemberian kuasa tersebut ialah sehingga RM2,500,000.00 bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan. Rujuk surat Kementerian Pendidikan Malaysia, Bahagian Pembangunan, Penswastaan Dan Bekalan bilangan KP 109102/14/012(55) bertarikh 8 Julai 2002 (LAMPIRAN A).
1.9 Bahagian Matrikulasi, KPM memastikan bon pelaksanaan dibuat dan dipatuhi oleh kontraktor.
1.10 Kontrak kerajaan hendaklah dimatikan dengan setem hasil dan tugas ini dilakukan oleh Bahagian Matrikulasi KPM.
1.11 Satu salinan kontrak kerajaan yang telah ditangani dan dimatikan dengan stem hasil hendaklah dihantar oleh Kolej Matrikulasi Pahang kepada Jabatan Akauntan Negara Pahang.
1.12 Bahagian Matrikulasi KPM hendaklah menghantar senarai maklumat kontraktor yang mendapat kontrak kerajaan tersebut kepada Kementerian Kewangan dan Lembaga Hasil Dalam Negeri.
1.13 Kolej Matrikulasi Pahang membayar syarikat yang memberi perkhidmatan kawalan keselamatan setiap bulan mengikut amaun yang tertera dalam kontrak dan selepas berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan oleh syarikat berkenaan bagi bulan terbabit.
2. PEROLEHAN BAGI PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN BANGUNAN
2.1 Urusan perolehan dilakukan oleh Pegawai Eksekutif Kanan (PEK) dan dibantu oleh unit perolehan / Jawatankuasa Perolehan Kolej Matrikulasi Pahang.
2.2 Kolej Matrikulasi Pahang menyediakan spesifikasi tugas dan kontrak bagi perkhidmatan pembersihan bangunan berdasarkan garis panduan daripada Bahagian Matrikulasi KPM dan kemudian menghantarnya kembali ke Bahagian Matrikulasi KPM.
2.3 Bahagian Matrikulasi KPM menguruskan tender bagi perolehan perkhidmatan pembersihan bangunan (beserta dengan kolej-kolej matrikulasi yang lain) bagi sesuatu tempoh kontrak yang ditetapkan, contohnya tiga tahun, dan menguruskan tawaran kontrak bagi syarikat yang berjaya.
2.4 Dalam menguruskan tender dan sebut harga bagi perolehan perkhidmatan, bekalan dan kerja, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 Tahun 1999, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2001 dan Arahan Perbendaharaan 170.3 hendaklah dipatuhi.
2.5 Syarikat yang layak menyertai tender perkhidmatan pembersihan bangunan hendaklah bertaraf bumiputera, berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang yang berkaitan dan sijil berkenaan masih sah laku sehingga tarikh atau selepas tarikh tempoh kontrak.
2.6 Surat perjanjian yang disebut sebagai kontrak kerajaan disediakan oleh Bahagian Matrikulasi, KPM dan ditandantangani oleh Pengarah Bahagian Matrikulasi KPM sebagai mewakili kerajaan dan oleh pihak syarikat bagi setiap perkhidmatan.
2.7 Pemberian kuasa menandatangani kontrak kerajaan kepada ketua jabatan dan ketua pejabat oleh Menteri Pelajaran adalah sejajar dengan Jadual (Seksyen 9), Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Pemberian Kuasa Di bawah Seksyen 2).
2.8 Had nilai kontrak kerajaan yang boleh ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Matrikulasi KPM mengikut pemberian kuasa tersebut ialah sehingga RM2,500,000.00 bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan. Rujuk surat Kementerian Pendidikan Malaysia, Bahagian Pembangunan, Penswastaan Dan Bekalan, bilangan KP 10102/14/012(55) bertarikh 8 Julai 2002 (LAMPIRAN A).
2.9 Bahagian Matrikulasi KPM memastikan bon pelaksanaan dibuat dan dipatuhi oleh kontraktor.
2.10 Kontrak kerajaan hendaklah dimatikan dengan stem hasil dan tugas ini dilakukan oleh Bahagian Matrikulasi KPM.
2.11 Satu salinan kontrak kerajaan yang telah ditangani dan dimatikan dengan stem hasil hendaklah dihantar oleh Kolej Matrikulasi Pahang kepada Jabatan Akauntan Negara Pahang.
2.12 Bahagian Matrikulasi KPM hendaklah menghatar senarai maklumat kontraktor yang mendapat kontrak kerajaan tersebut kepada Kementerian Kewangan dan Lembaga Hasil Dalam Negeri.
2.13 Kolej Matrikulasi Pahang membayar syarikat yang memberi perkhidmatan kawalan keselamatan setiap bulan mengikut amaun yang tertera dalam kontrak dan selepas berpuas hati dengan perkhidmatan yang telah diberikan syarikat berkenaan bagi bulan tertabit.
3. PEROLEHAN BAGI PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN KAWASAN
3.1 Urusan perolehan dilakukan oleh Pegawai Eksekutif Kanan (PEK) dan dibantu oleh unit perolehan / jawatankuasa perolehan Kolej Matrikulasi Pahang.
3.2 Kolej Matrikulasi Pahang menyediakan spesifikasi tugas dan kontrak bagi perkhidmatan pembersihan kawasan berdasarkan garis panduan daripada Bahagian Matrikulasi KPM dan kemudian menghantarkannya kembali ke Bahagian Matrikulasi, KPM.
3.3 Bahagian Matrikulasi KPM menguruskan tender bagi perolehan perkhidmatan pembersihan kawasan (berserta dengan kolej-kolej matrikulasi yang lain) bagi sesuatu tempoh kontrak yang ditetapkan, contohnya tiga tahun, dan menguruskan tawaran kontrak bagi syarikat yang berjaya.
3.4 Dalam menguruskan tender dan sebut harga bagi perolehan perkhidmatan, bekalan dan kerja, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1999, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 2001, dan Arahan Perbendaharaan 170.3 hendaklah dipatuhui.
3.5 Syarikat yang layak menyertai perkhidmatan pembersihan kawasan mestilah bertaraf bumiputera, berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang yang berkaitan dan sijil pendaftaran berkenaan masih sah laku sehingga tarikh atau selepas tarikh tamat temph kontrak.
3.6 Surat perjanjian yang disebut sebagai kontrak kerajaan disediakan oleh Bahgian Matrikulasi, KPM dan ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Matrikulasi, KPM sebagai mewakili kerajaan dan oleh pihak syarikat bagi setiap perkhidmatan.
3.7 Pemberian kuasa menandatangani kontrak keranaan kepada ketua jabatan dan ketua pejabat oleh Menteri Pelajaran adalah sejajar dengan Jadual (Seksyen 9), Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Pemberian Kuasa di Bawah Seksyen 2).
3.8 Had nilai kontrak kerajaan yang boleh ditandatangani oleh Pengarah Bahagian Matrikulasi, KPM mengikut pemberian kuasa tersebut ialah sehingga RM2,500,000.00 bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan. Rujuk surat Kementerian Pendidikan Malaysia, Bahagian Pembangunan, Penswastan Dan Bekalan bilangan KP 10102/14/012(55) bertarikh 8 Julai 2002 (LAMPIRAN A).
3.9 Bahagian Matrikulasi KPM memastikan bon pelaksanaan dibuat dan dipatuhi oleh pihak kontraktor.
3.10 Kontrak kerajaan hendaklah dimatikan dengan setem hasil dan tugas ini dilakukan oleh Bahagian Matrikulasi, KPM.
3.11 Satu salinan kontrak kerajaan yang telah ditandatangani dan dimatikan dengan setem hasil hendaklah dihantar oleh Kolej Matrikulasi Pahang kepada Jabatan Akauntan Negara Pahang.
3.12 Bahagian Matrikulasi KPM hendaklah menghantar senarai maklumat kontraktor yang mendapat kontrak kerajaan tersebut kepada Kementerian Kewangan dan Lembaga Hasil Dalam Negeri.
3.13 Kolej Matrikulasi Pahang membayar syarikat yang memberi perkhidmatan kawalan keselamatan setiap bulan mengikut amaun yang tertera dalam kontrak dan setelah berpuas hati dengan perkhidmatan yang diberikan oleh syarikat berkenaan bagi bulan yang terbabit.
4. PEROLEHAN BAGI PERKHIDMATAN KAFETARIA SECARA SEWAAN
4.1 Urusan perolehan dilakukan oleh Pegawai Eksekutif Kanan (PEK) dan dibantu oleh unit perolehan / Jawatankuasa Sebutharga Kolej Matrikulasi Pahang.
4.2 Unit perolehan Kolej Matrikulasi Pahang menyediakan semua spesifikasi tugas dan kontrak perkhidmatan kafetaria secara sewaan berdasarkan garis panduan daripada Bahagian Matrikulasi, KPM.
4.3 Kolej Matrikulasi Pahang mempelawa sebut harga mengikut proses dan prosedur sebut harga yang betul.
4.4 Kontraktor yang layak menyertai sebut harga adalah syarikat bertaraf bumiputera yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia dalam bidang yang berkaitan, mempunyai sijil pendaftaran berkenaan yang masih sah laku sehingga atau selepas tarikh tamat tempoh kontrak. Keutamaan diberi kepada syarikat daripada daerah yang sama. Pemilikan lesen berniaga kantin atau kafetaria yang dikeluarkan oleh majlis tempatan merupakan satu kelebihan.
4.5 Urusan pengendalian sebut harga seterusnya dibuat oleh Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga KMPh, kemudian dinilai dan dikaji oleh Jawatankuasa Teknikal/Penilaian Sebut Harga KMPh yang membuat syor untuk tindakan Jawatankuasa Pemutus Sebut Harga KMPh.
4.6 Pemutusan dan penawaran kontrak kepada syarikat yang layak dibuat oleh Jawatankuasa Pemutus Sebut Harga KMPh secara sebulan suara.
4.7 Dalam menguruskan proses sebut harga bagi perolehan perkhidmatan, barang dan kerja, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1999, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2001 dan Arahan Perbendaharaan 170.3 mestilah dipatuhi.
4.8 Dokumen kontrak kerajaan disediakan oleh Kolej Matrikulasi Pahang dan ditandatangani oleh Pengarah Kolej Matrikulasi Pahang sebagai mewakili kerajaan dan oleh pihak syarikat.
4.9 Pemberian kuasa menandatangani kontrak kerajaan kepada ketua jabatan dan ketua pejabat oleh Menteri Pelajaran adalah sejajar dengan Jadual (Seksyen 9) Akta Kontrak Kerajaan, 1949 (Pemberian Kuasa Di Bawah Seksyen 2).
4.10 Had nilai kontrak kerajaan yang boleh ditandatangani oleh Pengarah Kolej Matrikulasi Pahang mengikut pemberian kuasa tersebut ialah sehingga RM200,000.00 bagi kontrak bekalan dan perkhidmatan. Rujuk surat Kementerian Pendidikan Malaysia, Bahagian Pembangunan, Penswastaan Dan Bekalan bilangan KP 10102/14/012(55) bertarikh 8 Julai 2002 (LAMPIRAN A).
4.11 Kolej Matrikulasi Pahang memastikan bon pelaksanaan dibuat dan dipatuhi oleh pihak kontraktor.
4.12 Kontrak kerajaan hendaklah dimatikan dengan setem hasil dan tugas ini dilakukan oleh Kolej Matrikulasi Pahang.
4.13 Satu salinan kontrak kerajaan yang telah ditangani dan dimatikan dengan setem hasil hendaklah dihantar oleh Kolej Matrikulasi Pahang kepada Jabatan Akauntan Negara Pahang.
4.14 Kolej Matrikulasi Pahang hendaklah menghantar senarai maklumat kontraktor yang mendapat kontrak kerajaan kepada Kementerian Kewangan dan Lembaga Hasil Dalam Negeri.
4.15 Kolej Matrikulasi Pahang hendaklah mengutip sewaan bulanan daripada pengusaha kafetaria senbelum 10 haribulan berikutnya.
5. PEROLEHAN PERKHIDMATAN PENCERAMAH, PENSYARAH ATAU SYARIKAT DARI LUAR UNTUK KURSUS DAN LATIHAN
5.1 Urusan perolehan dibuat oleh Ketua Jabatan atau Ketua Unit dengan bantuan PEK.
5.2 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002 : Tatacara Perolehan Perkhidmatan Pengendalian Kursus dan Latihan mestilah dipatuhi.
5.3 Arahan Perbendaharaan 185.2 menetapkan perkhidmatan pengendalian kursus dan latihan adalah perkhidmatan bukan perunding.
5.4 Perolehan kursus dan latihan hendaklah diuruskan mengikut AP 190 (a) iaitu secara pembelian terus / sebut harga / tender/ mengikut nilai perolehan berkenaan.
5.5 Memberi keutamaan kepada kepakaran yang sedia ada di kalangan anggota perkhidmatan awam atau agensi kerajaan atau institusi yang diiktiraf oleh kerajaan.
5.6 Pelawaan untuk mendapatkan perkhidmatan penceramah kursus hendaklah menyatakan dengan jelas skop perkhidmatan, bidang kepakaran, bilangan peserta dan lain-lain butiran yang perlu.
5.7 Perolehan perkhidmatan kursus / latihan secara pakej hendaklah dibuat daripada firma atau badan yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan Malaysia.
5.8 Bayaran kepada penceramah / pensyarah adalah berasaskan kelayakan akademik seperti berikut : Diploma / Sijil – RM 100 sejam, Sarjana Muda – RM 200 sejam, Sarjana – RM 300 sejam, Ph.D – RM 400 sejam. Bayaran dibuat berdasaerkan borang tuntutan penceramahdan diuruskan oleh Unit Akaun. Adalah menjadi tanggungjawab penganjur kursus untuk memastikan borang tuntutan penceramah adalah lengkap, betul dan disertakan dengan dokumen sokongan sebelum dihantar ke unit akaun KMPh.
5.9 Kadar bayaran sagu hati kepada pensyarah / penceramah sambilan seperti dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1995 dan pindaan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 1 Tahun 1996 hendaklah dijadikan panduan.
6. PEROLEHAN PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN OLEH HOTEL DAN RESORT SECARA PAKEJ DAN TIDAK BERPAKEJ
6.1 Urusan perolehan dibuat oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit dengan bantuan PEK. Kertas kerja yang lengkap hendklah disediakan oleh Ketua Jabatan / Ketua Unit untuk kelulusan Pengarah.
6.2 Bagi perolehan perkhidmatan secara pakej, setelah menerima kertas kerja yang diluluskan oleh Pengarah, unit perlolehan Kolej Matrikulasi Pahang mestilah menyediakan butiran lengkap tentang pakej program atau aktivti yang dilaksanakan dan memohon kelulusan pakej tersebut daripada Bahagian Kewangan, Kementerian Pelajaran Malaysia.
6.2 Hotel atau resort yang dipilih memberi perkhidmatan pakej hendaklah hotel atau resort yang ada dalam senarai pendaftaran dengan Kementerian Pelajaran dan dalam zon kolej yang dibenarkan oleh Bahagian Matrikulasi, KPM.
6.3 Perolehan pakej boleh dilakukan secara rundingan terus / sebut harga / bergantung pada nilai pakej.
6.4 Kadar pakej hendaklah selari dengan kategori dan kelayakan para peserta dan penceramah yang terlibat.
6.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 19 Tahun 2002, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1999, Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 2001, Arahan Perbendaharaan 1703. dan Surat Pekeliling Kewangan Bil. 6 Tahun 1997 keluaran Kementerian Pendidikan Malaysia dan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005 hendaklah diberi perhatian apabila membuat perolehan secara pakej daripada hotel dan resort.
6.6 Bagi perolehan perkhidmatan sewa hotel bagi para pelajar, kadar sewa hotel yang termaktub dalam surat daripada Kementerian Kewangan Malaysia bilangan KK//BP /12/547/1 Jld 5(36) bertarikh 22 November 1999 hendaklah dipatuhi.
6.7 Kakitangan kerajaan tidak boleh menggunakan pesanan kerajaan bagi perkhidmatan penginapan individu di hotel atau resort. (Rujuk surat Pekeliling Kewangan Bil. 4 Tahun 1997 bertarikh 28 Februari 1997 keluaran Kementerian Pendidikan Malaysia). Bagi aktiviti berpakej, pesanan kerajaan disediakan / dikeluarkan oleh pihak kolej.
7. PEROLEHAN PERKHIDMATAN DARIPADA KLINIK DAN HOSPITAL KERAJAAN DAN SWASTA
7.1 Bagi pelajar urusan perolehan dibuat oleh Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar (PP/HEP) atau oleh felo dengan bantuan PEK.
7.2 Bagi kes pelajar sakit, semua pihak yang terlibat mestilah mematuhi Prosedur Perkhidmatan Pelajar Sakit yang disediakan oleh Unit HEP KMPh.
7.3 Bagi staf, individu berkenaan hendaklah mendapat surat pengesahan daripada kolej untuk dibawa ke klinik atau hospital kerajaan. Diperbaharui setiap enam bulan.
7.4 Staf dan pelajar Kolej Matrikulasi Pahang hendaklah pergi ke klinik atau hospital kerajaan untuk mendapat rawatan.
7.5 Kecuali terdesak dan benar-benar perlu, staf dan pelajar Kolej Matrikulasi Pahang tidak digalak mendapat rawatan di klinik / hospital swasta.
7.6 Perolehan perkhidmatan rawatan pakar dan rawatan khas serta perkhidmatan wad hospital kerajaan dan swasta boleh dibuat secara terus oleh pihak kolej untuk pelajar dan staf secara berbayar menggunakan pesanan kerajaan berpandukan surat pekeliling perbendaharaan, surat pekeliling perkhidmatan dan surat siaran Jabatan Perkhidmatan Awam yang berkuatkuasa pada masa sekarang contohnya surat siaran daripada Jabatan Perkhidmatan Awam rjukan PERJ 7751/15A-31 Klt. 11 (SV19) bertarikh 18 Mei 2004 : Permohonan Bayaran Perbelanjaan Hemodialisis Secara Pesanan Kerajaan, dan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 4 Tahun 2001 berkaitan dengan kemudahan perubatan kepada pegawai Perkhidmatan Awam.
8. PEROLEHAN PERKHIDMATAN BEKALAN AIR DARIPADA JABATAN BEKALAN AIR PAHANG
8.1 Urusan perolehan dibuat oleh PEK.
8.2 Perolehan dibuat secara daftar terus, automatik dan tetap.
8.3 Perolehan perkhidmatan dibayar melalui sistem bayaran pukal.
9. PEROLEHAN PERKHIDMATAN BEKALAN ELEKTRIK DARIPADA TENAGA NASIONAL
9.1 Urusan perolehan dibuat oleh PEK.
9.2 Perolehan dibuat secara daftar terus, automatik dan tetap.
9.3 Perolehan perkhidmatan dibayar melalui sistem bayaran pukal.
10. PEROLEHAN PERKHIDMATAN INSURANS TAKAFUL
10. 1 Perolehan awal dari segi pemilihan Syarikat Takaful Malaysia ditentukan oleh Bahagian Matrikulasi, KPM dan perjanjian kontrak dibuat oleh Bahagian Matrikulasi KPM dengan syarikat berkenaan.
10.2 Penolong Pengarah (HEP) dengan bantuan Penolong Akauntan membuat pembayaran premium di peringkat kolej dengan menyediakan dokumen berkaitan.
10.3 Premium yang dibayar oleh setiap orang pelajar kolej ialah RM15.00 seorang untuk tempoh perlindungan satu sesi. Peruntukan daripad tabung amanah KMPh digunakan untuk membayar premium insurans takaful pelajar KMPh.
10.4 Penghantaran kutipan bayaran dihantar oleh pihak kolej ke cawangan syarikat takaful yang berdekatan.
1. KAWALAN BAGI PERKHIDMATAN KAWALAN KESELAMATAN
1.1 Pihak yang mengawal di peringkat kolej ialah Ketua Jabatan Pengurusan Pelajar dengan bantuan Jawatankuasa Kawalan Keselamatan KMPh dan PEK. Ketua Jabatan Pengurusan Pelajar adalah pengerusi Jawatankuasa berkenaan.
1.2 Aspek kawalan meliputi aktiviti (i) pemantauan terhadap rondaan yang dibuat oleh pekerja syarikat, (ii) pemeriksaan dan pengesahan terhadap rekod rondaan, (iii) kehadiran bertugas pengawal keselamatan, (iv) sistem pemeriksaan dan kawalan pelawat di pintu masuk dan (v)penilaian prestasi perkhidmatan kawalan keselamatan.
1.3 Pemantauan terhadap rondaan dan pemeriksaan rekod rondaan hendaklah dibuat seminggu sekali dan disahkan secara cop oleh mana-mana ahli Jawatankuasa yang bertugas.
1.4 Penilaian prestasi terhadap perkhidmatan kawalan keselamatan hendaklah dibuat dua kali setiap semester.
1.5 Surat-surat atau maklumat dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan Pengurusan Pelajar / Jawatankuasa Kawalan Keselamatan KMPh sama ada untuk makluman, tindakan lanjut atau peringatan.
1.6 Ketua Jabatan Pengurusan Pelajar juga bertanggungjawab memberi taklimat atau bermesyuarat dengan para pengawal keselamatan dan agensi kawalan yang terlibat apabila perlu.
1.7 Memberi laporan kepada pihak pengurusan kolej apabila diperlukan.
1.8 Wajib bagi Jawatankuasa Kawalan Keselamatan KMPh meneliti dan memahami butiran kontrak.
2. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN BANGUNAN
2.1 Pihak yang mengawal di peringkat kolej ialah Ketua Jabatan Matematik dengan bantuan Jawatankuasa Kebersihan Bangunan KMPh dan PEK. Ketua jabatan Matematik menjadi pengerusi jawatankuasa berkenaan.
2.2 Aspek kawalan meliputi aktiviti (i) pemeriksaan bangunan untuk melihat tahab kebersihan beserta rekod pembersihan harian yang dibuat oleh pekerja (tidak termasuk rumah kediaman); (ii) pemeriksaan untuk melihat tahab kebersihan tandas beserta rekod pembersihan harian yang dibuat oleh pekerja, (iii) pemeriksaan untuk melihat tahab kebersihan longkang di sekeliling bangunan dan (iv) membuat penilaian prestasi terhadap perkhidmatan pembersihan bangunan.
2.3 Pemeriksaan terhadap tahab kebersihan bangunan, tandas dan longkang di sekeliling bangunan hendaklah dibuat sekali seminggu.
2.4 Penilaian prestasi terhadap perkhidmatan pembersihan bangunan hendaklah dibuat dua kali setiap semester.
2.5 Surat-surat atau maklumat hendaklah dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan Matematik /Jawatankuasa Kebersihan Bangunan kepada pekerja atau syarikat pembersihan sama ada untuk makluman, tindakan lanjut atau peringatan.
2.6 Ketua Jabatan Matematik juga bertanggungjawab memberi taklimat atau bermesyuarat dengan para pekerja pembersihan syarikat yang terlibat apabila perlu.
2.7 Memberi laporan kepada pihak pengurusan kolej apabila diperlukan.
2.8 Wajib bagi Jawatankuasa Kebersihan Bangunan KMPh meneliti dan memahami butiran kontrak.
3. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN PEMBERSIHAN KAWASAN
3.1 Pihak yang mengawal di peringkat kolej ialah Ketua Jabatan Sastera Ikhtisas dengan bantuan Jawatankuasa Kebersihan Kawasan KMPh dan PEK. Ketua Jabatan Sastera Ikhtisas adalah pengerusi jawatankuasa berkenaan.
3.2 Aspek kawalan meliputi aktiviti (i) pemeriksaan keseluruhan kawasan kolej untuk memantau tahap kebersihan kawasan, termasuk longkang, (ii) pembuangan sampah, (iii) pemotongan rumput, (iv) pemeliharaan dan pemuliharaan tanaman bunga dan lanskap khusus seperti kolam dan lain-lain, dan (v) membuat penilaian prestasi terhadap perkhidmatan pembersihan.
3.3 Pemeriksaan tahap kebersihan kawasan hendaklah dibuat seminggu sekali dan rekod pemeriksaan hendaklah disimpan.
3.4 Penilaian prestasi terhadap perkhidmatan pembersihan kawasan hendaklah dibuat dua kali setiap semester.
3.5 Surat-surat atau maklumat hendaklah dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan Sastera Ikhtisas dan Jawatankuasa Kebersihan Kawasan KMPh kepada pekerja atau syarikat pembersihan sama ada untuk makluman, tindakan lanjut atau peringatan.
3.6 Ketua Jabatan Sastera Ikhtisas juga bertanggungjawab memberi taklimat atau bermesyuarat dengan para pekerja pembersihan dan syarikat yang terlibat apabila perlu.
3.7 Memberi laporan kepada pihak pengurusan kolej apabila diperlukan.
3.8 Wajib bagi Jawatankuasa Kebersihan Kawasan KMPh meneliti dan memahami butiran kontrak.
4. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN KAFETARIA SECARA SEWAAN
4.1 Pihak yang mengawal di peringkat kolej ialah Ketua Jabatan Sains dengan bantuan Jawatankuasa Kafetaria KMPh dan PEK. Ketua Jabatan Sains adalah pengerusi jawatankuasa berkenaan.
4.2 Aspek kawalan meliputi aktiviti (i) pemeriksaan kebersihan premis dan kerusi meja, (ii) kebersihan perkakasan memasak, (iii) kebersihan dan rekod kesihatan pekerja, (iv) pemeriksaan kebersihan dan mutu / rasa masakan / hidangan, (v) kesesuaian menu dan tanda harga dan (vi) membuat penilaian prestasi terhadap perkhidmatan yang diberi.
4.3 Pemeriksaan terhadap kebersihan premis, kerusi meja, kebersihan pekerja, dan kebersihan makanan hendaklah dibuat dua minggu sekali.
4.4 Pemeriksaan terhadap kebersihan perkakasan memasak dan rekod kesihatan pekerja hendaklah dibuat mengikut keperluan.
4.5 Penilaian prestasi terhadap perkhidmatan yang diberi hendaklah dibaut dua kali setiap semester.
4.6 Surat-surat atau maklumat hendaklah dikeluarkan dari semasa ke semasa oleh Ketua Jabatan Sains dan Jawatankuasa Kafetaria KMPh kepada pekerja atau syarikat sama ada untuk makluman, tindakan lanjut atau peringatan.
4.7 Ketua Jabatan Sains juga bertanggungjawab memberi taklimat atau bermesyuarat dengan para pekerja pembersihan dan syarikat yang terlibat apabila perlu.
4.8 Memberi laporan kepada pihak pengurusan kolej apabila diperlukan.
4.9 Wajib bagi Jawatankuasa Kafetaria KMPh meneliti dan memahami butiran kontrak.
5. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN PENCERAMAH, PENSYARAH ATAU SYARIKAT DARI LUAR UNTUK KURSUS DAN LATIHAN
5.1 Pihak yang mengawal perkhidmatan penceramah, pensyarah dan syarikat daripada luar yang digunakan dalam kursus, latihan dan bengkel anjuran kolej ialah setiap Ketua Jabatan dan Ketua Unit sebagai penganjur kursus.
5.2 Setiap Ketua Jabatan dan Ketua Unit yang menganjur kursus, latihan dan bengkel perlu memastikan penceramah, pensyarah atau / dan syarikat yang dikenalpasti adalah menepati keperluan dari segi kepakaran profesional dan kesesuaian sahsiah.
5.3 Penganjur kursus, latihan dan bengkel perlu membuat pemantauan terhadap isi syarahan, latihan dan ceramah yang diberikan.
5.4 Penganjur kursus, latihan dan bengkel perlu membuat penilaian prestasi terhadap penceramah, pensyarah dan syarikat daripada luar yang digunakan setiap kali selepas kursus, latihan dan bengkel.
5.5 Penganjur kursus, latihan dan bengkel perlu menghantar laporan terhadap prestasi penceramah, pensyarah dan syarikat daripada luar yang digunakan dalam kursus, latihan dan bengkel kepada pengurusan kolej hanya apabila diperlukan saja.
5.6 Panganjur kursus, latihan dan bengkel perlu memaklumkan pihak yang bertanggungjawab dalam MS ISO KMPh tentang aktiviti berkaitan yang telah dijalankan.
6. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN YANG DIBERIKAN OLEH HOTEL DAN RESORT SECARA PAKEJ DAN TIDAK BERPAKEJ
6.1 Pihak yang mengawal perkhidmatan yang diberikan oleh hotel dan resort secara berpakej dan tidak berpakej ialah PEK dengan kerjasama penganjur kursus / bengkel dan urus setia mesyuarat dan persidangan.
6.2 Penganjur kursus / bengkel dan urus setia mesyuarat dan persidangan perlu membuat penilaian ringkas terhadap prestasi perkhidmatan yang diberikan hotel dan resort semasa program berkenaan berlangsung dan hasil atau rumusan penilaian prestasi berkenaan hendaklah dihantar kepada PEK untuk tindakan lanjut atau simpanan.
6.3 Aspek perkhidmatan hotel dan resort yang perlu dinilai prestasinya ialah mutu makanan dan minuman, mutu bilik (termasuk kemudahan dalam bilik), mutu bilik kursus (termasuk kemudahan dalam bilik) dan mutu layanan di kaunter.
7. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN DARIPADA KLINIK DAN HOSPITAL KERAJAAN DAN SWASTA
7.1 Bagi kes pelajar, pihak yang mengawal perkhidmatan daripada klinik dan hospital kerajaan dan swasta ialah Penolong Pengarah Hal Ehwal Pelajar (PP/HEP) dengan bantuan felo dan penyelia asrama.
7.2 PP (HEP) hendaklah membuat analisis dan laporan bulanan mengenai penyakit yang dihidapi oleh pelajar yang dirawat oleh klinik dan hospital. Tugas ini bolehlah diturunkan kepada felo dan penyelia asrama.
7.3 PP (HEP) hendaklah juga membuat laporan dua kali setiap semester terhadap prestasi klinik dan hospital kerajaan dan swasta yang memberikan rawatan terhadap pelajar KMPh.
7.4 Laporan-laporan di atas hanya perlu dihantar kepada pihak pengurusan apabila diperlukan.
8. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN BEKALAN AIR DARIPADA JABATAN BELKALAN AIR PAHANG
8.1 Pihak yang mengawal beKalan air di KMPh termasuk loji air, rumah pam air dan pam air ialah Juruteknik Awam dengan dibantu oleh PEK.
8.2 Juruteknik Awam perlu menghubungi pihak Jabatan Air Pahang dan PEK apabila berlaku masalah bekalan air di kolej untuk tindakan pengatasian.
8.3 Juruteknik Awam perlu memeriksa keadaan pam air dan loji bekalan air sekali setiap semester dan menghantar hasil pemeriksaan tersebut kepada PEK untuk tindakan lanjut atau untuk simpanan.
8.4 Juruteknik Awam perlu sentiasa peka dengan mutu air yang dibekalkan oleh Jabatan Bekalan Air Pahang Jika mutu air didapati kurang memuaskan Juruteknik Awam hendaklah menghubungi pihak Jabatan Bekalan Air Pahang.
8.5 Juruteknik Awam sentiasa memantau supaya bekalan air tidak terbuang disebabkan berlakunya paip air di bawah tanah dan dalam bangunan pecah.
9. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN BEKALAN ELEKTRIK DARIPADA TENAGA NASIONAL
9.1 Pihak yang mengawal perkhidmatan bekalan elektrik daripada Tenaga Nasional di KMPh adalah Penjaga Jentera Elektrik.
9.2 Penjaga Jentera Elektrik perlu menghubungi pihak Tenaga Nasional atau wakilnya apabila berlaku gangguan elektrik di kolej.
9.3 Penjaga Jentera Elektrik perlu memeriksa semua “sub-station” sekali setiap semester dan menghantar laporan kepada PEK untuk tindakan lanjut atau untuk simpanan.
9.4 Penjaga Jentera Elektrik perlu sentiasa peka dengan keselamatan penghuni kolej dengan memantau keadaan pendawaian elektrik di bangunan-bangunan seperti asrama, bilik tutoran, bilik kuliah, perpustakaan, makmal sains, makmal komputer dan makmal bahasa.
10. KAWALAN TERHADAP PERKHIDMATAN INSURANS TAKAFUL
10.1 Pihak yang mengawal perkhidmatan insurans takaful di KMPh adalah PP (HEP) dengan bantuan Penolong Akauntan.
10.2 PP (HEP) perlu memastikan setiap orang pelajar baru mempunyai perlindungan insurans takaful. Begitu juga pelajar yang mengulang dan yang berpindah daripada kolej lain.
10.3 PP (HEP) perlu memastikan pihak Syarikat Takaful bertindak secekapnya terhadap tuntutan yang dibuat oleh pelajar.
10.4 PP (HEP) perlu memastikan Syarikat Takaful benar-benar memenuhi tanggungjawabnya apabila memberi pampasan atau bayaran mengikut syarat-syarat yang tertera dalam pelan perlindungan.
10.5 PP (HEP) perlu membuat analisis dan laporan yang menggambarkan jumlah kes tuntutan yang dibuat pelajar dalam setiap semester dan setiap tahun, serta jangka masa pembayaran dapat diselesaikan. Laporan tersebut perlu dipanjangkan kepada pihak pengurusan hanya apabila diperlukan.
© shamsherbie oktober 2006 kmm © shamsherbie (edited) jun 2008 kmph
|
||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
